АДМИНИСТРАТИВНО УПРАВЉАЊЕ: ФУНКЦИЈЕ И ПРОЦЕСИ - ДУДАС - 2025

Административно управљање је скуп облика, акција и механизама који омогућавају да употреба људских ресурса и материјала у компанији финансијским у циљу постизања циљ. Заснива се на четири основна принципа; наредба је прва, према томе што сваки радник мора заузети позицију за коју се обучава.

Недостатак реда доводи до мање ефикасног рада и неправилног коришћења ресурса. Други принцип је дисциплина; у административном управљању дисциплина је важан аспект, јер правила и прописе морају да поштују и поштују сви.

Трећи принцип је јединство команде. Запослени мора знати коме пријављује свој посао и од кога ће примати наруџбе, како би избегао погрешне поруке које штете квалитету рада. Коначно, охрабрујућа и вреднована иницијатива особља је пресудна за мотивисање; То ће имати позитиван утицај на радно окружење и постизање циљева.

Административно управљање је од суштинске важности за организацију, јер оно чини основе на којима ће се обављати сопствени задаци групе, такође формира мрежу која има за циљ испуњавање пословних циљева.

Карактеристике

Извођење процеса управљања

Процеси управљања морају бити изведени правилно како би се постигло ефикасно обављање сваке административне функције.

Они морају укључивати планирање, организацију, усмјеравање и контролу, а све се врти на основу испуњења циљева.

Регрутовање

Односи се на избор, обуку, распоређивање и плаће особља. Остварење циљева организације зависи од могућности да се нађе одговарајуће особље, за које се мора одржавати интерес за задовољење потреба запослених и истовремено бити лојалан организацији.

Заштита имовине

Имовина организације мора бити заштићена од злоупотребе, губитка или оштећења проузрокованих крађом, пожаром или било којим другим средством.

Из тог разлога, потребно је водити адекватну евиденцију за сваку врсту имовине, држећи особље одговорним за њену исправну употребу и заштиту.

Односи са јавношћу

Једна од важних функција административног управљања је успостављање и одржавање различитих линија комуникације између организације и њене јавности (клијенти, акционари, запослени, добављачи, потрошачи).

Успоставите радне секвенце

За стабилно и непрекидно обављање административних послова треба развити дефинисане рутинске системе и процедуре. Ово је мотивисано природом међузависности и повезаности између конкретних задатака сваког одељења.

Откуп основних средстава

У сваком одељењу постоји потреба за одговарајућим основним средствима како би имали ефикасан и економски учинак посла који се тамо обавља. Стога се мора поштовати стандардна процедура при избору и куповини сваке потребне врсте основних средстава.

Важан аспект је вршење откривања и процјена стварне потребе за имовином, избјегавајући непотребне трошкове који утичу на финансије предузећа.

Дизајн и контрола облика

Пошто административни посао има посебне карактеристике, обрасци који се користе морају бити дизајнирани тако да обезбеде тражене информације на адекватан начин.

Дужност је администрације да дизајнира ове обрасце и покуша да стандардизује њихову употребу, како би умањили трошкове.

Куповина дописница и канцеларијског материјала

Ови чланци морају покривати потребе корисника, јер ће утицати на систематско и брзо извршење посла који се обавља.

Стога је важно осигурати стандардизацију, избор и куповину ових инпута, као и њихову дистрибуцију у друге одјеле, када је то потребно.

Процеси административног управљања

Планирање

Планирање је камен темељац овог процеса, јер ће из тога произаћи следеће акције. Да би се спровео ефикасан процес потребно је размотрити следеће:

- Имајте јасне циљеве.

- Проучите окружење у којем ће се радови изводити.

- Идентификовати и доделити задатке који ће вам помоћи у постизању циљева.

- Извршити свеобухватан план достигнућа, где су истакнути креативни елементи који помажу да се дело ефикасно изведе.

- Одредити политике, методе и поступке потребне за обављање посла.

- Створите системе упозоравања који омогућавају предвиђање акција против будућих проблема.

- Стално ажурирајте планове, узимајући у обзир резултате контрола које се на њима врше.

Организација

Да би били успешни, сви људски, финансијски и материјални ресурси који се односе на посао који треба обавити морају бити координирани.

То укључује успостављање скупа правила и задатака које људи који стриктно морају да се придржавају. Неке од ових активности су:

- Поделите посао с обзиром на погонске јединице.

- Груписање задатака по пословима.

- Структурирајте оперативне јединице са критеријумима управљивости и афинитета рада.

- Изаберите особље које има вештине потребне за одређени посао.

- Успоставити прилагођавања у спроведеним активностима, на основу онога што показују њихови резултати контроле.

Упутство или извршење

Да би се ускладиле са планираним и организованим стратегијама, потребно је предузети акције које иницирају и дати им континуитет.

Међу тим мерама су и усмеравање активности и подстицање развоја запосленог у радним и личним стварима, тако да се ова мотивација преводи у ефикасно постизање циља. Те стратегије могу бити:

- Водите и охрабрујте групу да постигне циљ.

- Успоставити директну, отворену и транспарентну комуникацију са сваким од оних који су директно или индиректно укључени у посао.

- Развити потенцијал сваког члана.

- Створити подстицаје за запослене који се истичу у неким унапред утврђеним критеријумима, као што су креативност, брзина завршетка, између осталог.

- Успоставити механизме за константно оцењивање извршног поступка, како би се по потреби исправиле радње.

Контрола

Важно је примијенити стратегије како би се потврдило да оно што се планира, организује и извршава напредује на задовољавајући и ефикасан начин у правцу постизања циља.

Ово ће омогућити доношење одлука о замјени активности или преусмјеравање процеса, омогућавајући му оптимизацију. То би могле бити неке од следећих акција:

- Успоставити поређење резултата са општим плановима компаније.

- Оцените производ дела на основу његових стандарда перформанси.

- Објавите средства која ће се користити у мерењима.

- Обавестите предлоге одговорном особљу, како бисте исправили потребне радње.

Референце

1. Монеи Маттерс (2018). Функције административног управљања модерне канцеларије. Аццоунт Леарнинг. Преузето са: аццоунтлеарнинг.цом.
2. Мој МБА водич (2018). Административне или управљачке функције канцеларије. Преузето са: мимбагуиде.цом.
3. Манагерс-Нет (2018). Административно управљање. Преузето са: манагерс-нет.цом.
4. АБЦМ (2018). Научите важност административног управљања за пословање. Преузето са: миабцм.цом.
5. Ван Влиет (2011). Пет функција управљања (Фаиол). Тоолсхеро. Преузето са: тоолсхеро.цом.