ИЗВРШНИ СЕКРЕТАР: ПРОФИЛ, ПОТРЕБНЕ ВЕШТИНЕ И ФУНКЦИЈЕ - ДУДАС - 2025

Извршни секретар је посао или професија која служи да пружи максималну подршку запосленима високим у компанији или организацији. Он ће бити тај који ће организовати и одржавати распоред руководилаца и помагати им у обављању широког спектра административних послова.

Циљ је допринети укупној ефикасности пословања обезбеђујући да се сви административни послови који су вам додељени обављају благовремено и ефикасно. Секретар је особа која пружа административну подршку. Они могу обављати задатке попут писања и архивирања, одговарања на телефон и преноса порука.

Извор: пикабаи.цом

Са друге стране, извршни секретар или административни помоћник такође обавља неке од тих активности, заједно са координацијом канцеларије, истраживањем производа, интеракцијом са добављачима, наручивањем производа и стварањем базе података. .

Извршни секретари обично примају веће плате од секретара, јер обављају функције на високом нивоу и убрзавају продуктивност у канцеларији.

Потребан профил

- Дипломирао из пословне администрације или сродних области.

- Доказано искуство извршног секретара или слична административна улога.

- Морају бити компетентни у управљању Мицрософт Оффице-ом на свеобухватан начин и у бацк-оффице софтверу, на пример ЕРП системима.

- детаљно познавање канцеларијске администрације и основних рачуноводствених процедура, као и релевантни технички речник који се користи у индустрији.

- Упознавање са основним истраживачким методама и техникама извештавања.

- Одличне организационе и временске вештине управљања.

- Изузетне вештине комуникације и преговарања.

- Интегритет и поверљивост.

Извршни секретари морају бити брзи професионалци са сјајним вештинама управљања временом и могућностима више задатака. Својом марљивошћу и компетентношћу у свом послу, руководиоци се могу фокусирати на своје управљачке одговорности, не бринући о другим задацима.

Многи менаџери се у великој мери ослањају на свог извршног секретара који ће координирати свакодневне задатке и држати их према распореду. Такт и асертивност су потребни као управници времена менаџера.

Потребне вештине

Извршни секретари морају да познају основне вештине као што су писање, граматика, правопис и интерпункције, и имају искуство у коришћењу канцеларијске опреме и уобичајених софтверских апликација као што су обрада текста, табеле и графика.

Једнако тако, морају имати изврсне вјештине управљања временом и способност да се ефикасно носе са различитим одговорностима.

Са друге стране, извршном секретару су потребне и друге квалитете, као што су добра просудба, дипломатија, дискреција и способност да самостално рјешавају проблеме.

Потребне су им јаке комуникационе вештине да би комуницирали са јавношћу, писали извештаје и прегледали публикације.

Слушајте активно

Морате знати како да обратите пуну пажњу на то што други људи говоре, узимајући времена да разумете шта се поставља, поставља питања како је потребно и не прекидате их у неприкладно време.

Разумевање прочитаног

Потпуно разумевање написаних реченица и одломака у документима који се односе на рад.

Управљање временом

Знајте како ефикасно управљати и својим временом, али и временом других.

Знаш како говорити

Јасно разговарајте са другим људима како бисте ефикасно пренијели информације.

Писање

Имајте ефективну писмену комуникацију, према потребама публике.

Критичко мишљење

Употреба логике и резоновања како би се могли препознати предности и слабости решења, закључака или алтернативних приступа проблемима који настају.

Проактивно учење

Схватите импликације нових информација на садашње и будуће решавање проблема и доношење одлука.

Координација

Прилагођавање поступака у односу на поступке других.

Преглед

Преглед и процена учинка себе, других људи или организација, како би се побољшала или предузеле корективне мере.

Карактеристике

Извршни секретар може бити одговоран за ситна новчана средства и рачуноводство, али може управљати буџетом. Чланке можете објављивати на веб локацији, али можете и да дизајнирате и управљате веб локацију.

Можете уносити податке у прорачунску табелу коју сте дизајнирали и користили за своје функције извештавања.

Извршни секретар може надгледати административно особље. Често подноси извештај директно извршном директору и може да подржи једног или више старијих руководилаца.

Одговорности

Пажња руководиоцима

- Одржавати дневни ред руководилаца и помагати у планирању именовања, седница одбора, конференција итд.

- Похађајте састанке да бисте припремили записнике и записнике састанка, а затим их саставили, преписали и дистрибуирали.

- Учините све аранжмане за путовања за руководиоце: куповина карата, резервација хотела, достава путних трошкова, управљање и преглед одговарајуће документације, итд.

- спроводе мандатне истраге, прикупљају податке и припремају документе или извештаје на разматрање и представљање од стране руководилаца, одбора и управних одбора, како им је додељено.

- Рукујте са поверљивим документима пазећи да они остану заштићени и безбедни.

Унутрашња и спољна интеракција

- Примање и филтрирање телефонских позива, преусмеравање их одговарајућој особи када је то згодно.

- Управљајте, одредите приоритете и дистрибуирајте сву долазну или одлазну преписку (е-пошта, писма, факсови, пакети итд.), Читање и анализа долазних белешки, презентација и извештаја како бисте утврдили њихову важност и планирали њихову дистрибуцију.

- Припремите одговоре на преписку која садржи рутинске упите.

- Надгледајте употребу канцеларијског материјала и преговарајте о условима са добављачима како бисте осигурали да су поруџбине исплативије.

- Састаните се са појединцима, посебним интересним групама и другима, у име руководилаца, одбора и управних одбора.

- Добродошли посетиоци и одредите да ли им треба омогућити приступ одређеним људима.

Административну подршку

- Водите евиденцију о електронским и папирним папирима, осигуравајући да су информације организоване и лако доступне за брзо преузимање.

- Припремите рачуне, извештаје, писма, финансијске извештаје и друге документе, користећи софтвер за обраду текста, прорачунске табеле, базе података и / или презентације, такође пружајући одговарајућу помоћ у рачуноводству.

- Обављајте опште канцеларијске задатке, као што су одржавање административних система и обављање основних рачуноводствених задатака.

- Координирати и усмјерити канцеларијске услуге, попут евиденције и буџетирања, како би се помогло руководиоцима.

- Успоставити и надгледати административне политике и поступке, како за канцеларијске службенике, тако и за организацију.

- Прегледати оперативне праксе и поступке како бисте утврдили да ли се могу побољшати у областима као што су ток рада, процедуре пријављивања или трошкови.

- Надгледа и обучава остало административно особље.

Референце

1. Изводљиво (2018). Опис посла извршног секретара Преузето са: ресоурцес.воркабле.цом.
2. Бетх Греенвоод (2018). Разлика између секретара и извршног секретара. Посао - Цхрон. Преузето са: ворк.цхрон.цом.
3. Каријера Планер (2018). Извршни секретар и административни помоћник. Преузето са: јоб-десцриптионс.цареерпланнер.цом.
4. Хрвиллаге (2018). Опис посла извршног секретара Преузето са: хрвиллаге.цом.
5. БСР (2018). Одговорности извршног секретара Преузето са: бестсамплересуме.цом