КАКВА ЈЕ ОРГАНИЗАЦИЈА ОРГАНИЗАЦИЈЕ ХОТЕЛА? (И ЊЕГОВЕ ФУНКЦИЈЕ) - ПОСАО - 2025

Организациона шема хотел представља послове који хотел треба да спроведе своју процеса рада, мисије, визије и вредности. Сваком хотелу, било да је мали, средњи или велики, потребна је организациона структура да би обављала своје свакодневне операције.

Организациона шема користи се за помоћ у подјели задатака, за одређивање рада за сваки одјел и за делегирање овласти унутар и између одјељења. Користан је за људе који раде у организацији, али и за кандидате, нове запослене, инвеститоре, сараднике и друге.

Горња табела организације типична је за хотел са 5 звездица, иако хотел са 4 звездице може имати исти број одељења или више. Број звезда може се смањити или повећати независно од броја одељења.

На пример, хотел „НИ Кинг“ могао би да задржи сва одељења и надогради се са 4 на 5 звездица. Или обрнуто; смањите са 5 на 4 звездице и задржите сва одељења.

Број апартмана варира овисно о услузи коју хотел нуди. Луксузни хотел са 5 звездица - може имати туристичке услуге за клијенте, теретану, базен, тениске терене, СПА, дискотеку … Још један мањи хотел неће имати ове додатне услуге и зато неће требати толико запослених, смањујући број одељења.

Најчешћа руководећа места у хотелу су: менаџер, маркетинг менаџер, менаџер рачуноводства, менаџер особља, инжењерски менаџер, менаџер куповине, менаџер соба и менаџер ресторана.

Из тих позиција се стварају други који су инфериорни иако нису од мањег значаја за испуњавање главне функције хотела; сместити госте који дају највиши могући квалитет, у зависности од броја звезда сваког хотела.

Ко је задужен за израду организационог плана хотела?

Обично је особа задужена за израду организационог плана у компанији директор за људске ресурсе.

Поред организационе шеме, морат ћете имати и добро дефиниране послове у "опису посла", тако да су функције сваког запосленог добро дефиниране. Ово ће бити од суштинског значаја за запошљавање нових радника и за сваког запосленог који ће знати шта треба радити.

С друге стране, постоје хотели који су преувеличали кадровске функције, посебно мањи хотели који нису део хотелских ланаца.

Уобичајени послови у хотелу и њихове функције

1- Генерални директор / Директор хотела

То је највећа одговорност:

• Он је задужен за администрацију, контролу и развој хотела, проверавајући да сва остала одељења делују на најбољи могући начин.
• Дефинишите политике и циљеве компаније које треба испунити.
• Проверите да ли свако одељење испуњава постављене циљеве, пружајући одличан квалитет услуге.
• Управља управљањем људским ресурсима, маркетингом, сигурношћу, квалитетом и координацијом свих потребних аспеката за исправан рад хотела.

2- Руководилац продаје

Поред допуне осталих главних одељења, његова главна функција је да се посвети продаји и оглашавању:

• Пронађите клијенте.
• Представљамо компанији.
• Понудите услуге.
• Блиски уговори са клијентима.
• Развити стратегије оглашавања.
• Промовисање хотелских услуга.
• Претражите потенцијалне клијенте.
• Извештавајте о резултатима продаје рачуноводственом и финансијском одељењу.

Асистент продаје

Главни циљ ове позиције је подржати рад свог надређеног, шефа и / или менаџера продаје, контролисати, класификовати и наредити извршену продају, поред прикупљања рачуна за спровођење уредног поступка у административном налогу.

Одељење за собе је оно које ће бити задужено за прихватање захтева за резервацију и корисничку службу у ове сврхе, као и за контролу чекова и плаћања за њих.

Такође би требало да надгледате да су собе чисте, уско сарађујте са рецепционистима и домаћицама.

Задатак им је да одреде расположивост соба, узму и потврде резервације.

Надзорник или менаџер резервација је задужен за усмеравање добрих перформанси одељења, а агенти за резервацију врше функције присуствовања резервацијама кроз сва различита средства која стигну (медији, групне резервације, онлине, излети, оператери, итд.), управљајте новцем из одговарајућих депозита и гарантујте извршене резервације.

Директор продаје

То је један од најважнијих послова, јер сте задужени за портфељ продаваца, којем морате да им кажете шта да раде.

Он је одговоран за оно што ради сваки од његових запослених, мора знати кретање свих рачуна и ако постоји неки проблем са њима, мора преузети одговорност за то.

Морате да наведете детаљан индекс извода са рачуна, иницијативу за добијање важних рачуна за вашу компанију.

Успех или неуспех компаније зависи од њих, то је веома сложена позиција која захтева екстремни ниво посвећености и одговорности.

3- Сервис менаџер

Задужен је за надгледање сервисног одељења:

• Трошкови контроле.
• Набавите лојалну клијентелу.
• Промовисање добрих односа између запослених.
• Решите недоумице и забринутости за услуге свих клијената.
• Испуните циљеве продаје.
• Водите примером следећи етичке стандарде.
• Проверите да ли се нуди високи ниво квалитета и да ли је пословање профитабилно.

Администрација и финансије

Важно је то јер има контролу над административним стварима, мора се сложити са генералним директором како ће се ствари дистрибуирати и информисати га о различитим фазама и догађајима који су у вези са њима.

Морате управљати финансијским ресурсима, буџетима, трошковима, трошковима и улагањима у сарадњи са дирекцијама и јединицама компаније.

Надгледа управљање финансијским ресурсима, координира поверења које регулише влада, надгледа процесе који се односе на администрацију особља.

Поштује и одржава снабдевање и стицање материјалних ресурса, имовине и општих услуга корпорације.

Пословне стратегије

Као што му име каже, одговорна је за креирање стратегија и планова за улазак на нова тржишта и јачање снаге компаније, као и за побољшање искуства и знања сваког члана удружења или организације.

Његова главна функција фокусирана је на директну одговорност за продајне активности компаније, управљање маркетингом, промоцију и дистрибуцију, планирање продаје, организовање различитих дистрибуција.

Доделите циљеве који ће се испуњавати у вези са продајом према производима и областима, креирати стратешке планове за побољшање успеха компаније, проучити купце и локације које су погодније за промоцију.

Негује атмосферу тимског рада промовишући продајни дух одговорног особља.

Анализирајте могуће узроке проблема и притужби купаца.

Политике дизајнирања за одређивање цена и услова продаје.

Креирајте планове за повећање напретка школовања људи у вашем одељењу.

Задужен је за примање, филтрирање и дистрибуцију различитих поступака и побољшања у погледу квалитета услуге.

Контролор и рачуноводство

Одељење задужено за анализу и контролу финансијског и рачуноводственог пословања.

Такође је посвећена припреми годишњих буџета, прогнози прихода, финансијских извештаја, креирању извештаја о финансијској ситуацији, присуству ревизијама од стране управљача итд.

Куповина

То је веома важан положај за исправан развој посла у компанији, јер су они задужени за ланац снабдевања и куповину свих потребних роба да би предузеће успешно функционисало.

То могу бити куповине ради коришћења предузећа као препродаје и / или сировине за производњу сопствених производа.

Ова накнада укључује и куповину услуга везаних за транспорт или маркетинг.

Одговорни су за употребу информационих и рачунарских система за управљање организацијом.

Они планирају и усмеравају све активности у вези са информационом технологијом и технологијом у компанији у којој раде.

Они одређују пословне циљеве за израду планова за постизање раније наведених циљева.

4- Помоћник руководиоца

Он је задужен за извршавање свих дужности руководиоца када овај одсутан.

Генерално, он не доноси важне одлуке без да се претходно консултује са менаџером, али он има одлуку о рутинским и уобичајеним стварима које могу настати у нормалном раду хотела.

Морате бити обучени са свим информацијама и знањем потребним за заузимање тако важног положаја, знати све функције, особље, њихове задатке, замене итд.

Поред тога, познавање правних норми је нешто што не може да недостаје да се не би дошло до проблема са законом.

Морате се брзо решити и имати план Б за све у случају да ствари не иду како сте очекивали.

Менаџер одељења за четвртине

Његов посао састоји се од планирања, надзора и контроле спровођења сваке политике пословања која се односи на његово подручје:

• Планирајте и надгледајте рад група и конвенција.
• Анализирајте месечне статистике.
• Успоставите стандарде и норме за пружање услуга у вашем подручју.
• Примите жалбе које се односе на ваше подручје.
• Координира са менаџером за одржавање исправно извршавање својих задатака.

Шеф рецепције

Организујте и контролирајте задатке одјела за пријем:

• Креирајте распоред особља које вам је на располагању.
• Управљање жалбама.
• По потреби комуницира са осталим одељењима.
• Они се брину за службу за кориснике и решавају било каква питања или недоумице.
• Он је главни задужен за контакт са клијентом.

Кућна помоћница

Овај одјел је онај са највећим бројем запослених који је задужен за цео хотел и углавном је одговоран за чишћење целог објекта: како заједничких просторија хотела, тако и ходника, канцеларија, соба итд.

Ова позиција је изузетно важна, јер чистоћа је посјетница хотела, од тога зависи велики дио успјеха или неуспјеха.

Морате проћи обуку, запослени морају бити љубазни и пренијети топлину гостима.

Менаџер хране и пића

Он је задужен за надзор припреме и украшавања сваког јела и пића које се спремају у кухињи хотела у складу са рецептима и стандардима које је претходно утврдио хотел.

Обезбедите правилно обављање функција осталих запослених, добро руковање залихама, избегавајте трошење материјала, припремање менија, надгледање подручја десерта, алкохолних пића, општег инвентара итд.

Морате извршити неопходне куповине и вршити контролу складишта.

Имајте контролу над свим особљем које вам је задужено.

Капетан корисничке службе

Одговорни према менаџеру за исправан рад услуга које нуди ресторан или кафетерија.

• Примите купца.
• Прати га до стола.
• Добијајте предлоге.
• Одбаците трпезарију.
• Проверите да ли сви раде свој посао.
• Проверите залихе.
• Помозите конобарима ако је потребно.

Задужен је за контролу особља, креирање менија, праћење рационалне употребе сировина и других добара, контролу производње и квалитета посуђа, одређивање радног времена осталих радника за које је задужен.

Генерални менаџер услуга

Задужен је за израду годишњег програма за одржавање и спречавање машина и опреме.

Предузмите све потребне мере за одржавање и побољшање архитектонских услова имовине.

Администрација основних услуга, подршка подручјима која их чине, заштита имовине и њених корисника, руковођење комисијом за безбедност и хигијену.

Менаџер одржавања

• Морате да поправите све проблеме у рекордном року како се производња не би прекинула.
• Морате организовати и координирати радне налоге за одржавање за све особље које вам је задужено.
• Координира испоруку и пријем материјала потребног за извођење радова на одржавању.
• Проверите редослед и квалитет обављеног рада.
• Дозволите уклањање материјала складиштеног у складишту.
• Ако је потребно, мора осигурати обуку за опрему, материјале и алате присутне у објектима.

Шеф осигурања

Одговорна је за спречавање опасности на раду.

• Анализирајте могуће ризичне ситуације.
• Правите планове заштите.
• Испитајте тим.
• Системи за надгледање.
• Осигурава сигурност купаца и запослених.
• Припремите извештаје о свему што је урађено и што се догодило.
• Паркинг контрола.

Гарден Манагер

Задужен за све што је везано за врт и његово одржавање.

Административни менаџер

Његова функција је планирање и усмеравање административног управљања предузећем.

• Управљајте односима са добављачима.
• Дисциплинска контрола особља.
• Креирајте стратегије производње, итд.

Шеф људских ресурса

Одговоран је за све што се тиче контроле људских ресурса и ради у директном контакту са Генералним менаџментом и другим руководиоцима.

• Морате да одржавате повољно радно окружење.
• Организујте ХР подсистеме.
• Посредовање у сукобима између запослених.
• Осигурати добробит односа запослених и компанија.

Директор складишта

Она контролише улазе и излазе свих материјала, опреме, производа, алата и уопште све имовине у власништву компаније.

Такође врши ревизије и залихе ради исправне и ефикасне контроле.

Асистент рачуновође

Његов рад је повезан са рачуноводственим задацима, међу неким од његових многих функција можемо пронаћи:

• Управљање залихама.
• Услуге плаћају.
• Пореске пријаве.

административни помоћник

Његове главне функције су:

• Обрада преписке, примање докумената, одговарање на позиве, посете, подношење докумената, обрада датотека, ажурирање дневног реда итд.

Друга шема је: