УПРАВЉАЊЕ ПРОЈЕКТИМА: ФАЗЕ, ЦИЉЕВИ И ПРИМЕРИ - ДУДАС - 2025

Управљање пројектом треба да испуни спровођење иницијације, планирања, извођења, контроле и затварања рада тима како би се задовољили одређени разлози за успех и постизање одређених циљева у прописаном року. Стога је примена вештина, техника, знања и алата у програмским активностима та која задовољава захтеве пројекта.

Пројекат је прелазни рад осмишљен да генерише јединствени резултат, услугу или производ, са дефинисаним почетком и крајем, који се предузима како би се постигли запажени циљеви и циљеви, углавном за постизање додате вредности или корисне промене.

Извор: пикабаи.цом

Временски квалитет пројеката у супротности је с рутинским пословним операцијама, које су једноставне итеративне, полу-сталне или сталне активности на производњи услуга или производа.

Непостојање процеса за управљање пројектима може резултирати изгубљеним временом, изгубљеним новцем и лошим перформансама.

Моћан алат

Управљање пројектима је моћно пословно средство које компанијама свих величина може понудити многе предности. Пружа процесе, смернице и технике које се могу поновити како би се лакше управљало људима и радом укљученим у пројекте.

То вам може повећати шансе за успех и помаже да реализујете пројекте доследно, ефикасно, на време и у буџету.

Примјеном основних стратегија управљања пројектима постићи ће се жељени циљеви и они ће се остварити у одређеном временском и трошковном распону.

Суштина је да сви победе, што би стога могло бити најбоља корист од свих за управљање пројектима.

Фазе

Иницијација

Фаза иницијације одређује природу и обим пројекта. Морате разумјети пословно окружење и такође осигурати да су неопходне контроле уграђене у пројекат.

Документи о покретању пројекта представљају низ кратака који се користе за креирање прописа током трајања пројекта. Ови укључују:

- Предлог пројекта: идеја иза пројекта, општи циљ, трајање.

- Обим пројекта: смер и праћење пројекта.

- Подјела радне структуре: обим посла који треба обавити, до дневних задатака.

- Матрица расподјеле одговорности: улоге и одговорности усклађени с резултатима.

- Анализа пословних потреба и захтева у складу са мерљивим циљевима.

- Преглед текућих операција.

- Писмо пројекта, укључујући трошкове, задатке, резултате и распоред.

Планирање

Главни циљ је правилно планирање времена, трошкова и ресурса за процену потребног рада и на тај начин ефикасно управљање ризиком током реализације пројекта. Састоји се од одређивања методологије за управљање пројектима.

- Идентифицирајте резултате и створите структуре рашчламбе рада.

- Идентифицирајте активности неопходне за довршавање ових резултата и на тај начин повежите те активности логичким редослиједом.

- Процијените потребу за ресурсима за активности.

- Процените време и трошкове активности.

- Израда распореда и буџета.

- Планирање ризика

- Добити службено одобрење за почетак радова.

Извршење

За време извршења морате знати који су планирани рокови за извршење. Фаза извршења осигурава да се резултати плана управљања пројектима извршавају у складу с тим.

Ова фаза укључује одговарајућу расподелу, координацију и управљање људским ресурсима и свим другим ресурсима, попут материјала и буџета. Резултат ове фазе су резултати пројекта.

Пројектна документација

Да би одржао буџет, обим, ефикасност и ритам, пројекат мора имати физичке документе који се односе на сваки одређени задатак.

Помоћу исправне документације лако је видети да ли су испуњени или не испуњени захтеви пројекта. Документација садржи информације о томе шта је већ завршено за тај пројекат.

Ако је правилно учињено, документација може бити окосница успеха пројекта.

Мониторинг и контрола

Састоји се од процеса који се спроводе ради посматрања извршења пројекта, тако да се потенцијални проблеми могу правовремено препознати и по потреби се могу предузети корективне мере за контролу извршења пројекта.

Учинак пројекта се посматра и мјери како би се идентифицирале варијације у плану управљања пројектом.

Такође пружа повратне информације између различитих фаза пројекта, у циљу спровођења превентивних или корективних радњи у складу са планом управљања пројектом.

Завршни

Садржи формални завршетак пројекта и његово прихватање. Административне активности укључују документацију о стеченим лекцијама. Састоји се од финализације свих активности читавог скупа процеса да се пројекат званично затвори.

Ревизија након извршења је такође укључена у ову фазу. Ово је витална фаза да пројектни тим научи из искустава и примијени га на будуће пројекте.

Требали бисте погледати ствари које су добро функционисале у пројекту и анализирати ствари које нису успеле да створе научене лекције.

циљеве

Циљ управљања пројектима је комплетирање свеобухватног пројекта који задовољава клијентове циљеве.

Успешно развијати фазе пројекта

Пројекат, без обзира на његову величину, углавном укључује пет карактеристичних фаза једнаке важности: Иницирање, планирање, извршавање, надзор и контрола, затварање.

Лаган и непрекидан развој и извршавање свих горе наведених фаза гарантују успех пројекта.

Комуницирајте ефикасно

Увек треба имати на уму да успех или неуспех пројекта у великој мери зависи од тимског рада. Стога је кључ успјеха увијек у сарадњи.

У том је циљу успостављање добре комуникације од великог значаја. С једне стране, информације морају бити јасно и потпуно артикулисане тако да их сви схвате у потпуности. С друге стране, морате имати способност слушања и примања конструктивних повратних информација.

Постизање главног циља пројекта

Главни циљ пројекта мора бити испуњен у предвиђеном року, са очекиваним квалитетом и у оквиру буџета који се разматра.

Оптимизација неопходних додељених инпута и њихова примена за испуњавање унапред дефинисаних циљева пројекта је ствар где увек има простора за побољшање.

Сви процеси и поступци могу се реформисати и ажурирати ради побољшања одрживости пројекта, а такође и вођења тима кроз процес стратешких промена.

Израда пројекта који следи циљеве клијента

То може значити да се визија клијента мора бавити и реформисати, или преговарати с њима у вези са циљевима пројекта, како би их претворила у оствариве циљеве.

Испуњавање очекивања купаца и усрећивање њих доводи не само до успешне сарадње, што може помоћи у уклањању изненађења током реализације пројекта, већ осигурава и будућу одрживост.

Предности

Главна предност управљања пројектима је у томе што вам помаже да ефикасно управљате пројектима. То омогућава брже решавање проблема.

Већа ефикасност у пружању услуга

Управљање пројектима пружа мапу пута која се лако следи и води ка завршетку пројекта. Након што знате где да избегнете рупе, остаје разлог да радите паметније и ефикасније.

Задовољство купаца

Све док се пројекат заврши на време и под буџетом, клијент одлази задовољан. А срећан купац је неко ко ће се видети поново.

Интелигентно управљање пројектима пружа алате који омогућавају да се овај однос клијент-менаџер настави.

Већа ефикасност у пружању услуга

Исте стратегије које су омогућиле успешно довршавање једног пројекта такође ће више пута радити на другим пројектима.

Побољшава раст и развој унутар тима

Позитивни резултати не само да изграђују поштовање, већ често надахњују пројектни тим да и даље тражи начине како да их ефикасније изведе.

Повећана флексибилност

Можда је једна од највећих предности управљања пројектима та што омогућава флексибилност. Сигурно управљање пројектом омогућава вам да нацртате стратегију коју желите да спроведете тако да пројекат буде довршен.

Међутим, лепота такве организације је што ће се, ако се открије паметнији пут, кренути. За многа мала и средња предузећа само ово је вредно цене пријема.

Повећана процена ризика

Кад се сви играчи построје и стратегија се постави, они ће скочити потенцијалне ризике да падну.

Управљање пројектима пружа црвену заставицу у право време - пре него што почнете са радом на завршетку пројекта.

Примери

Америцан Аирлинес

Спајање Америцан Аирлинес-а са УС Аирваис-ом створило је преклапање у технологији и програмима. Знали су да прорачунске таблице нису довољне за управљање сложеним пројектима и ресурсима.

Да би стекли видљивост у ширим дивизијским и глобалним приоритетима, почели су да користе управљање пројектима за улазак особља, управљање ресурсима и планирање капацитета.

Као резултат тога, авиокомпанија је прешла из капитализације на свом раду на информационим технологијама са 10% на 20%. Ово представља нето позитиван утицај од неколико милиона долара на вашу биланцу.

Сада имају приступ бољим и поузданијим подацима за доношење критичних одлука о пројектима и ресурсима.

Роиал Банк

Краљевској банци Шкотске потребна је примена доследних и поузданих података за информисање о финансијским и ресурсним одлукама. Стога су изабрали управљање пројектима како би потакнуло ту досљедност. Тако су повукли 35 наслијеђених система, више од 50 алата који су развили корисници и стотине прорачунских табела.

Са подацима у различитим форматима и стотинама пројеката којима управљају различити системи, желели су да контролишу своје податке како би јасније видели своју укупну базу клијената.

У дванаест месеци успели су да испуне свој пословни случај и остваре поврат улагања. Уз то, побољшали су транспарентност и смањили трошкове у свакој пословној јединици.

Референце

1. Википедија, бесплатна енциклопедија (2019). Пројектни менаџмент. Преузето са: ен.википедиа.орг.
2. Институт за управљање пројектима (2019). Шта је управљање пројектима? Преузето са: пми.орг.
3. Цларизен (2018). Који су циљеви управљања пројектима? Преузето са: цларизен.цом.
4. НИ бизнис (2019). Предности управљања пројектима. Преузето са: нибусинессинфо.цо.ук.
5. Гари Пицариелло (2019). 10 најбољих предности управљања пројектима. Бригхт Хуб Пројецт Манагемент. Преузето са: бригхтхубпм.цом.
6. Леина О'Куинн (2018). 5 примјера успјешног управљања стварним свијетом. Планвиев Блог. Преузето са: блог.планвиев.цом.