АДМИНИСТРАТИВНА КОНТРОЛА: СИСТЕМИ КОНТРОЛЕ, ЦИЉЕВИ, ПРИМЕРИ - ДУДАС - 2025

Административна контрола је дефинисана као процес којим менаџери утиче на друге чланове организације за спровођење стратегије. Изводи се на основу информација које су добили руководиоци.

Бави се координацијом, расподјелом ресурса, мотивацијом и мјерењем перформанси. Пракса контроле менаџмента и дизајн система управљања менаџментом заснован је на великом броју академских дисциплина.

Извор: пикабаи.цом

Административна контрола укључује обимна мерења. Стога је повезан и захтева допринос из рачуноводства, посебно управљачког рачуноводства. Друго, укључује одлуке о расподјели ресурса. Стога је сродан и захтева допринос економије, посебно из менаџерске економије.

Треће, укључује комуникацију и радну мотивацију. То значи да је повезана и захтева допринос из социјалне психологије, посебно од организационог понашања.

Лоша контрола у пословању представља значајне претње, попут неефикасне употребе ресурса, грешака у обради, смањене профитабилности, недостатка усклађености са прописима и крађе или присвајања имовине од стране запослених.

Планификација и контрола

Постоји уска веза између планирања и контроле. Планирање је процес којим се постављају циљеви организације и методе за постизање циљева. Контрола је процес који мери и усмерава стварне перформансе према планираним циљевима организације.

Једном када се утврде стратегије и направе планови, главни задатак менаџмента је да предузме кораке како би се осигурало њихово спровођење или, ако услови захтевају, да се планови модификују.

Административна контрола једна је од управљачких функција, као што је планирање, организација, надзор и усмеравање.

То је важна функција, јер помаже у провери грешака и предузимању корективних радњи како би се смањило одступање од стандарда и постигли наведени циљеви организације на жељени начин.

Административна контрола може се дефинисати као функција система који прилагођава операције према потреби за постизање плана или да задржи варијације у циљевима система у дозвољеним границама.

Административни контролни системи

То су системи који прикупљају и користе информације за процену учинка различитих пословних ресурса, као што су људски, физички, финансијски и организација уопште, као резултат спроведених стратегија управљања.

Стога су то скуп формалних процедура неопходних за административну и економску ефикасност. Менаџери га користе за одржавање или промену стандарда у активностима организације.

Будући да је саставни део целокупног система контроле предузећа, његов циљ је да гарантује потпуну и благовремену примену планова и политика менаџмента.

Они могу да укључе све, од начина на који су наручене залихе до начина на који се планира употреба имовине, додељивања послова или управљања залихама.

Систем контроле управљања начин је на који менаџери могу документовати своје организационе стратегије или политике. Исто тако, то је начин оцењивања перформанси унутрашњих корпоративних процеса, упоређујући их са декларираним циљевима и политикама.

Пословни алат

Систем контроле менаџмента је пословни алат који може дати показатељ успешности организације у складу са њеним циљевима.

Међутим, административна контрола само је један од алата који менаџери користе да примене жељене стратегије.

Стратегије се спроводе не само кроз административну контролу, већ и са организационом структуром, управљањем људским ресурсима и организационом културом.

Компоненте

Систем административне контроле је алат који помаже менаџменту да усмерава организацију према њеним стратешким циљевима и њеној конкурентској предности. Подразумева се да имају три компоненте:

- Успостављање стандарда.

- Мерење стварних перформанси у односу на ове стандарде.

- Предузимање корективних мера против одступања од правила и планова.

Потешкоће

Постоје две уобичајене потешкоће које окружују системе административне контроле у ​​компанијама.

- Бити у стању препознати подручја у којима је потребна већа контрола.

- Способност да препознате када су постојеће контроле неефикасне или неисправне.

циљеве

Циљеви административне контроле односе се на поузданост финансијских информација, благовремене повратне информације о постизању оперативних или стратешких циљева и поштовање закона и прописа.

Откривање грешака

Неправилност у управљању компанијом може угрозити остваривање општих циљева компаније, проузрокујући да изгуби позицију у конкуренцији и док се не угрози сопствени опстанак.

Због тога је важно брзо откривање абнормалности. На исти начин могу се идентификовати различити склопови и подручја који, иако нису под утицајем аномалија или озбиљних кварова, могу бити оптимизовани за општу добробит компаније.

Покажите да све функционише правилно

Административна контрола провјерава да ли све добро функционише и да су и предложени циљеви и нивои утврђени на административном нивоу у погледу профита, продаје, сигурности итд. Испуњени без значајних измјена.

На овај начин компанија постаје сигурнија, њени стандарди и оперативни процеси доношења одлука су чвршћи.

Поступати по потреби

Откривање ситуације није веома корисно ако се не предузму посебне радње за преусмеравање негативних околности, захваљујући детаљним и конкретним информацијама које пружа административна контрола.

Комуницирање и мотивисање радника

Прецизно познавање стања предузећа, укључујући његове грешке, проблеме и правилно руковање аспектима, промовише бољу комуникацију са радницима, мотивишући их да гарантују побољшање потребних аспеката или да се поштује тачна линија.

Спроводити превентивне мере

Преурањена дијагноза специфичних проблема које открије административна контрола чини непотребне поправне радње, јер их замењују само превентивним активностима.

Предност

Највећа предност менаџерске контроле је та што ствара циклус смера и контроле за пословно лидерство. Доношење одлука је поједностављено јер је укључено мање појединаца.

Помаже менаџерима да мере стварне перформансе и као водич за постизање циљева.

Помаже у децентрализацији

Савремени тренд пословних организација иде ка децентрализацији, која захтева систем контроле.

У децентрализацији је ауторитет за доношење одлука распоређен по целој организацији.

Менаџмент мора да држи контролу у својим рукама да види да ли се ауторитет правилно користи. Без одговарајуће административне контроле децентрализација не може бити успешна.

Помаже у координацији

Величина савремених компанија се повећава. У њима је запослена велика количина капитала и велики број људи.

Ово ствара проблем правилне контроле, јер постоји много одељења која производе и дистрибуирају различите производе. За координацију њихових активности потребан је систем контроле.

Поједноставите надзор

Поједноставите праћење указивањем на значајна одступања. Држи запослене под контролом.

Добар систем контроле веома брзо открива слабе тачке. Ово помаже да се прошири обим контроле на свим нивоима.

Повећајте мотивацију

Технике контроле стварају атмосферу реда и дисциплине у организацији проналажењем одступања и идентификовањем фактора одговорних за њих.

Ово повећава мотивацију запослених, јер они знају посао за који су одговорни.

Недостаци

Недостатак административне контроле је тај што може обесхрабрити креативност и иновативност, чинећи компанију стандардизованијом и мање флексибилном.

Организације са строгом административном контролом често су мање способне да се прилагоде променама на тржишту, својој индустрији или правном окружењу, ограничавајући опсег могућих идеја и планова

Потешкоће у успостављању квантитативних стандарда

Административна контрола губи своју ефикасност када се стандард перформанси не може дефинисати у квантитативном смислу.

Веома је тешко успоставити квантитативни стандард за људско понашање, ниво ефикасности, задовољство послом, мотивацију запослених итд. У таквим случајевима пресуда је на вољи руководиоца.

Не постоји контрола над спољним факторима

Компанија не може да контролише спољне факторе као што су владина политика, технолошке промене, промена моде, промена политике конкуренције итд.

Отпор запослених

Запослени у локалним групама могу се осећати потцењено и незадовољно јер им није дозвољено да изнесу своје идеје. Запослени осећају да контрола смањује њихову слободу деловања. То може довести до велике флуктуације особља.

Запослени се често опиру контроли. Као резултат, његова ефикасност је смањена.

Скупа афера

Организације морају да потроше много времена и новца да би поставиле систем административне контроле.

Користи морају бити веће од укључених трошкова, тада ће само контрола бити ефикасна, иначе ће довести до неефикасности.

Значај

Без административне контроле процес управљања је непотпун. У компанијама потреба за контролом настаје због неколико фактора:

- Тешко је успоставити потпуно прецизне стандарде перформанси у великим организацијама. Са друге стране, менаџеру су потребне све врсте правовремених информација, које нису увек доступне. Потребна је контрола да би се проценила тачност стандарда.

- Запосленим се повјеравају велике суме новца и вриједни ресурси. Међутим, у недостатку контроле, запослени се могу предати искушењима. Ефикасан систем контроле помаже да се минимизира непоштено понашање запослених.

- У недостатку контроле, запослени се могу опустити у својим напорима и њихов учинак може пасти испод нормалног.

Контролом се обезбеђује добијање ресурса неке организације и њихово ефикасно коришћење за постизање жељених циљева. Административна контрола нуди следеће предности:

Верификација смерница

Омогућује менаџменту да провјери квалитет различитих планова. Тако се може открити који планови морају бити редизајнирани или које циљеве треба модификовати.

Промјене у околини могу учинити да оригинални планови буду неизводљиви или мањкави. Контрола помаже у прегледу и ажурирању планова.

Одговорност руководитеља

Чак и када менаџер додељује неке активности и делегира власт својим подређенима, он је и даље одговоран за коначни учинак.

Стога руководилац мора да провери рад својих подређених како би се осигурао да они делегирају овлаштења на жељени начин.

Административна контрола омогућава руководиоцима да извршавају своје одговорности и истовремено делегирају овлашћења.

Мотиватор

Инспирајте запослене да напорно раде и раде боље. Кад знају да се њихов рад вреднује и да су њихове награде повезане са том оценом, покушаће да допринесу својим најбољим напорима.

Ефикасност

Контрола доприноси ефикасности операција, фокусирајући се на достизање циљева. Стога омогућава менаџерима да открију и исправе грешке пре него што постану озбиљне, помажући да се отпад и губици сведу на минимум.

Примери

Административна контрола је сваки процес, пракса, политика, алат, мерење или систем који се имплементира да би менаџмент могао да усмерава ресурсе организације. Следећи су илустративни примери:

Контрола захтева

Формално документујте планове као захтеве и управљајте њиховим променама.

Финансијске контроле

Финансијске контроле, као што је пракса развоја, праћења и обрачуна буџета.

Надгледање перформанце

Процес договарања низа циљева са запосленима и процена учинка у односу на те циљеве.

Супервизија

Праћење рада запослених ради побољшања продуктивности, ефикасности и квалитета рада.

Контрола промена

Процес подношења, оцењивања, одобравања, одређивања приоритета, примене, комуницирања и прегледавања промена у организацији.

Безбедносне контроле

Спроведите заштитне мере и противмере да бисте избегли ризик по људе, имовину и информације.

Провера усаглашености

Примена процеса, процедура, система, контрола, мерења и извештаја у складу са законима, прописима, стандардима и унутрашњим политикама.

Бенцхмаркинг

То је текући процес вредновања перформанси компаније у односу на тренутну индустрију, конкуренцију или најбоље праксе.

Континуирано побољшање

То је понављајући процес мерења ствари, побољшања и поновног мерења.

КА

Осигурајте да су излази унутар спецификације. На пример, имплементирајте поступак тестирања производа на производној линији.

Квалитет Гаранција

То је процес спречавања будућих кварова у квалитету. На пример, пракса коријенског узрока свих недостатака квалитета у проналажењу побољшања.

Аутоматизација

Побољшајте продуктивност, ефикасност и квалитет такође замењујући рад аутоматизацијом.

Контрола података

Контрола података у областима као што су квалитет података, порекло података, сигурност, интеграција и усаглашавање.

Контрола инвентара

Уредите и водите рачуна о инвентару како бисте избегли недостатак или вишак залиха.

Контрола имовине

Контрола имовине као што су објекти, инфраструктура, машине, софтвер и интелектуална својина.

На пример, систем рачуноводства имовине спроводи одговарајуће раздвајање бриге о имовини.

Референце

1. Алл Бусинесс (2019). Шта је систем административне контроле и зашто су толико важни? Преузето са: аллбусинессадмин.цом.ау.
2. Википедија, бесплатна енциклопедија (2019). Систем контроле управљања. Преузето са: ен.википедиа.орг.
3. Википедија, бесплатна енциклопедија (2019). Контрола (управљање). Преузето са: ен.википедиа.орг.
4. Кеннетх А. Мерцхант (1982). Функција управљања менаџментом. МИТ Слоан. Преузето са: слоанревиев.мит.еду.
5. Пословни речник (2019). Контрола управљања. Преузето са: бусинессдицтионари.цом.
6. Јохн Спацеи (2015). 21 Примери контроле управљања. Преузето са: симпсабле.цом.
7. МБА База знања (2019). Важност контроле управљања у организацији. Преузето са: мбакнол.цом.
8. Смрити Цханд (2019). 7 Предности менаџерске контроле организације. Ваша библиотека чланака. Преузето са: иоурартицлелибрари.цом.
9. Самиксха С (2019). Важност и ограничења контроле. Ваша библиотека чланака. Преузето са: иоурартицлелибрари.цом.