15 НАЈВАЖНИЈИХ КАНЦЕЛАРИЈСКИХ ФУНКЦИЈА КОЈЕ САВЛАДАТЕ - ПОСАО - 2025

У канцеларијски послови доминира су административне активности спроведене од стране особља компаније, организације или институције, а које су неопходне за рад истог. Ако се спроведу ефикасно, резултати ће бити знатно бољи него ако се постигну лоше.

Канцеларијски посао обично има редован понедељак до петка, који почиње у 8 или 9 сати и траје до 16 или 17 сати, мада то зависи од земље или региона.

Већина канцеларијских послова захтева основне вештине као што су: течна усмена комуникација, способност писања, слања датотека и неко искуство са канцеларијском опремом као што су рачунари, фотокопир уређаји итд.

У зависности од нивоа преузете позиције или одговорности, особа захтева техничко, универзитетско или четвртостепено образовање.

Функције главне канцеларије које савладате

1- Планирање

Ово је први и најважнији задатак јер се састоји од дефинисања како организационе методе и структуре могу допринети пословном плану.

Постоје технолошки алати који помажу да се ове методе касније прецизирају у задацима дистрибуираним међу члановима тима, али само добро планирање може гарантовати да се све заврши додавањем пословном циљу.

Генерално планирање захтева јасну пословну визију и одређени хијерархијски ниво унутар компаније, али сваки члан тима мора планирати свој рад тако да може испунити постављене циљеве и рокове.

2- Транскрипција и / или писање извештаја

Задатак који свакодневно заузима време оних који раде у канцеларији је писање, у било ком медију, извештаја који подржавају или детаљно описују њихове функције или који служе објаснити осталим колегама детаље (позадину, напредак, резултате, предности и контра, итд.) одређеног пројекта.

Ови документи такође служе као запис активности организације којој та канцеларија припада, за будуће ревизије или прегледе.

3- Похађајте састанке

То су састанци између чланова радног тима на којима се размењују идеје о текућим пројектима, презентују се нови предлози, презентују се презентације, извештаји или извештаји.

Обично имају за циљ ускладити све присутне према постизању заједничког циља, додељивању улога, задатака и рокова. Служе и за решавање проблема који су се могли појавити у обављању задатака.

Обично имају врло дефинисану фреквенцију, трајање и динамику. Исто тако, оно што се у њима расправља обично се бележи у неколико минута или минутама за подношење.

Неке организације одржавају састанке свакодневно, друге неколико дана недељно, друге сваке две недеље, а друге месечно. Учесталост састанака зависи од сваке компаније и њених потреба.

4- Закажите састанке

Ријеч је о координацији дневног реда свих људи који морају бити на састанку на такав начин да успијевају да се подударају на одређеном мјесту и времену.

То може бити застрашујући задатак, па се ослањање на технологију може бити добра идеја. Постоје апликације, попут СцхедулеОнце, које вам омогућавају да аутоматски закажете састанке, омогућавајући позванима да виде доступне датуме и изаберу време које им одговара.

5- Проверите корпоративну е-пошту

То је задатак који може дуго потрајати. Извештај компаније Адобе, објављен 2016. године, а резултат је истраживања које је спровело више од хиљаду радника, открива да у просеку проводимо 20,5 сати сваке недеље, проверавајући наш радни мејл.

Класификација, читање и одговарање на е-поруке врло је чест облик комуникације и омогућава размену датотека и утисака везаних за пројекат или организациони процес.

Иако компаније непрестано траже ефикасније начине управљања е-маиловима, за то постоје и апликације попут Гмаил-ових Смарт Лабелс.

Други начин да се овај задатак поједностави јесте да се уграде стандардни предлошке е-поште или текстови који се могу послати са минималним изменама различитим примаоцима и у различито време.

6- Управљање финансијама

У овом задатку мора се гарантовати да новац испуњава свој животни циклус у куповини и продаји производа и услуга; имају све фактуре поднесене, књижене, плаћене и отпремљене. Наравно, постоје и канцеларије које то само раде.

Ова активност такође укључује ажурирање финансијских рачуна и правних докумената како не би било проблема са правним оквиром који се тиче дотичне организације.

7- Логистика

Ова функција осигурава да се сва роба везана за рад компаније превози у складишта и купце. Такође укључује повезивање са добављачима ради добијања сировина за производњу нових производа.

Циљ ове функције је гарантовати да компанија поседује све потребно да задржи производњу робе или услуге коју комерцијализује.

8- Обратите пажњу

У канцеларији је такође потребно да се јави на телефон, јер је то средство комуникације са клијентима, добављачима и међу самим сарадницима.

Иако се чини једноставним задатком, потребан је одређени протокол јер може бити глас који неко ван компаније повезује са његовом сликом. Стога је важно да се поштују правила љубазности, да се одржава институционални тон, гласност и вокабулар који се користе су умерени.

Други важан податак, који се понекад занемарује приликом обављања ове функције, је записати што је могуће више података о особи са друге стране телефона; Ово ће хранити базу података о контактима компаније и омогућити вам да исправно пратите ствар о којој се разговарало током телефонског разговора.

9- Организација датотека

Већина задатака који се извршавају у канцеларији генеришу неки документ: фактуре, белешке, записнике, записнике, извештаје о продаји итд.

У дигиталном или на папиру, то је количина информација која захтева да неко буде задужен за каталогизацију, архивирање и заштиту у складу са њеним нивоом важности за посао.

Управо та посљедња тачка, заштита информација, питање је које је постало главобоља многим организацијама, због чега се појављује све више алата, протокола и процедура који пружају сигурност у датотеци и преносу података. осетљиви подаци у организацији.

У неким се случајевима користе вањски чврсти дискови, док у другим постоје посебни сервери за те случајеве или платформе за похрану података у „облаку“, попут Мицрософт ОнеДриве, Гоогле Дриве или Аппле иЦлоуд.

10 - Дистрибуција поште компаније

Задатак који, иако не захтева веома високу академску обуку, захтева добру организацију, одговорност и осећај ургентности, је дистрибуција преписки унутар канцеларије.

Скица дизајна, кредитне картице коју је послала банка, фактуре добављача или одговор одговора од владиног ентитета, неки су од докумената који било који запослени могу да чекају и на које многи други процеси у од компаније.

11- Служба за кориснике

Ова функција се састоји од физичког служења купцима са питањима или притужбама на производе или услуге које нуди компанија.

12- Штампање и копирање докумената

Састоји се од штампања докумената који се морају физички чувати или прављења копија оних који се морају чувати у дупликату или достављати радницима предузећа.

13- Интервјуи са кандидатима

Ово је један од задатака процеса избора особља. Могу се изводити појединачно или у групама, односно фокусирајући се на једног кандидата или на више њих.

14- Куповина залиха и канцеларијског материјала

Канцеларијски материјал је неопходан за његову ефикасност. Увек треба да буду на располагању прибор за канцеларијску опрему, мастило за штампач, амбалажа или папир, тако да би неко требао бити задужен за њихово управљање.

15- Административне функције

Административне процедуре су неопходне да би компанија одржала стабилност и могла да постигне успех у пословању. Свест о правним питањима, папирологија и друге бирократске шеме су неке од ових функција.

Референце

1. Аудра Бианца (с / ж). Савети за организацију и планирање. Опоравак од: смаллбусинесс.цхрон.цом.
2. Биз Тренд (2015). 7 уредских задатака које можете и требате аутоматизирати. Опоравак од: ес.сба.гов.
3. Девеи Цаитлин (2016). Колико сте сати свог живота изгубили на радној е-пошти? Испробајте наш депресивни калкулатор. Опоравак од: васхингтонпост.цом.
4. Лаурие Реевес Списак послова који раде у канцеларији. Опоравак од: ворк.цхрон.цом.
5. Шта ради канцеларијски помоћник. Опоравак од леарн.орг.
6. Шта тачно људи раде у канцеларијским пословима. Опоравак од: реддит.цом.