7 ГЛАВНИХ ФУНКЦИЈА АДМИНИСТРАТИВНОГ АСИСТЕНТА

На функције административни помоћник су задаци помоћи и пратња нормалне активности које компанија развија. Стога су неопходни за ефикасно функционисање истог.

Ове активности су обично променљиве у зависности од подручја пословања компаније у којој раде. На пример, у специјализованим канцеларијама као што су адвокатске фирме, помоћници обично имају посебну обуку за обављање одређених активности.

Међутим, постоје функције заједничке свим областима које се обично врте око дистрибуције и управљања информацијама унутар канцеларије. Ово укључује управљање документима, архивима и организовање догађаја.

Али ове активности могу постати много обимније. Понекад административни помоћници морају водити рачуна о обради рачуноводствених информација, па чак и гарантујући рад технолошких ресурса компаније.

1- Управљање документима

Једна од главних функција административног помоћника је помагање члановима канцеларије у управљању документима и датотекама.

Обично се овај задатак односи на складиштење, организацију и управљање датотекама.

Међутим, у одређеним приликама можда ће бити потребно и писање, уређивање и преглед докумената.

У неким се компанијама чак тражи да диктирају писма или белешке и записују записнике са састанака.

У неким случајевима, на пример када је реч о адвокатској фирми, потребна је специјализована обука да би могла да испуни ове функције: административни асистент ће требати да разуме терминологију и правне поступке.

С друге стране, административни асистенти који раде у медицинској области требају различите вештине. Морају имати неопходну обуку о поступању са пацијентима и читању медицинских извештаја.

2- Планирање догађаја

Планирање догађаја у канцеларији је такође често одговорност административних помоћника. Величина ове одговорности може бити променљива у зависности од величине компаније.

Догађај може бити једноставно састанак или пословни ручак, али може бити и већа конференција или корпоративна забава.

У оба случаја, полазник мора управљати свим критеријумима који се односе на догађај.

То укључује контактирање продавца, резервисање, избор менија и декора. Али то укључује и контактирање, позивање и потврђивање присутних, предавача и предавача ако је то неопходно.

3- Лична пажња корисника и посетилаца

Служба за кориснике обично је један од најчешћих задатака административних помоћника. Публика којој је пажња усмерена увек зависи од величине компаније и њене пословне оријентације.

За мала предузећа која директно служе јавности, може се тражити да административни асистент задовољи купце.

Када се то догоди, њихов рад има за циљ да их води и служи током њиховог проласка кроз објекте компаније.

У већим компанијама административни помоћник ће морати да посећује посетиоце друге природе, попут партнера или великих добављача.

У овом случају њихова мисија ће бити да их усмери у испуњавању њиховог дневног реда и састанака са руководством или другим областима компаније.

4- Телефонска и виртуелна пажња

Категорија услуге за кориснике укључује телефонску и виртуелну помоћ. У случају телефонске помоћи укључује се оријентација клијената и партнера, као и организација и администрација програма рада.

Када је у питању виртуелна пажња, задаци ће зависити од канала које компанија пружа за корисничку услугу или управљање информацијама.

У неким случајевима то укључује руковање е-поштом, одговарање на, прослеђивање или архивирање порука по потреби.

У другим случајевима, када су виртуелни канали комуникације разноврснији, могу се укључити и други задаци, попут присуствовања јавности путем система за четовање или чак одговарања на питања путем друштвених мрежа компаније.

У великим компанијама је уобичајено да постоји особље посебно усмерено на присуство овим комуникацијским каналима. Када су предузећа мала, овај задатак се често препушта административним помоћницима.

5- Администрација програма

Управљање дневним редом често је један од најважнијих задатака за административне помоћнике.

Ова одговорност укључује примање захтева за састанке и састанке телефоном, лично или на мрежи, и њихово организовање у дневном реду према дефинисаним критеријумима.

Такође обухвата заказивање састанака унутар и изван компаније, радне ручкове и пословна путовања.

У овом другом случају је одговорност помоћника и да по потреби резервише летове, хотеле, ресторане или сале за састанке.

6- Рачуноводство

Административни помоћници су понекад одговорни за надгледање и евидентирање трошкова који се јављају у компанији. Ове дужности могу бити једноставне, попут евидентирања одређених трошкова на табели.

У неким случајевима се од асистента захтева обука за развој сложенијих задатака. На пример, ваше одговорности могу да укључују извештавање рачуноводства руководству.

Обично то зависи од величине компаније. Велика компанија обично има више специјализованих улога; у њима рачуноводственим подацима управља лице ангажовано у ту сврху.

Међутим, једна од основних вештина било ког административног помоћника је овладавање канцеларијским рачуноводственим софтвером, као што је Мицрософт Екцел.

7- Технолошки менаџмент

Управљање технолошким ресурсима је такође део функција административних асистената. У том смислу ваша је одговорност осигурати да сви алати потребни за рад компаније раде добро.

Ово укључује израду резервних копија информација садржаних у рачунарској опреми и ажурирање антивируса, између осталих задатака.

Са друге стране, укључује управљање опремом као што су пројектори и лаптопи.

Такође подразумева ревизију и одржавање опреме неопходне за нормалан развој активности за које су одговорни.

То не значи да административни асистент мора имати техничко знање. Њен рад се састоји посебно у запошљавању техничког особља за периодично одржавање опреме како би се избегле недостатке.

Референце

Буцки, Ј. (2017). Дужности послова извршних секретара и административних помоћника. Опоравак од: тхебаланце.цом
Каријерни креатор. (2016). Радити као административни асистент - одличан избор за опште раднике. Опоравак од: царебуилдер.цом
Пффефер, Ј. (2016). Шта ради медицински административни асистент? Опоравак од: расмуссен.еду
Студи.цом. (СФ). Дужности административног помоћника. Опоравак од: студи.цом

7 ГЛАВНИХ ФУНКЦИЈА АДМИНИСТРАТИВНОГ АСИСТЕНТА - ПОСАО - 2025