ПРИРУЧНИК ЗА ПРОЦЕДУРЕ КОМПАНИЈЕ: ЧЕМУ СЛУЖИ, ПРИПРЕМА - ДУДАС - 2025

За кориснике процедура компаније је писани документ који листе корак по инструкцијама корак о томе како да се заврши задатак рада или како да се носи са специфичној ситуацији када је настаје на радном месту. Садржи најбоље праксе компаније и описе главних пословних процеса.

Овај приручник такође садржи методе и стандарде о томе како се очекује да се посао уради. Стварање приручника за поступке помаже усмеравању компаније ка расту, поједностављујући обуку и олакшавајући јој способност да расте.

Овај приручник може бити везиво са три прстена, мапа на мрежном дељеном погону или аутоматизована верзија објављена на мрежи, користећи софтвер за управљање процедурама. Сви би требали разумјети од чега се састоји приручник за поступке и гдје се може наћи када га нетко треба.

Писање приручника за процедуре захтева јасно разумевање корака који су укључени у било који одређени процес. Како посао расте, бит ће потребне нове процедуре. Приручник за процедуре се такође може сматрати библиотеком процедура.

Приручник садржи узорке поступака који се могу користити као предложак за нове оперативне процедуре. Сви запослени у организацији морају бити едуковани о политикама и процедурама компаније; увек би требало да имају непосредан приступ упутству за поступак.

За шта је то?

Коришћењем добро написаног приручника о процедурама, компанија може ефикасније да олакша обуку нових запослених.

Поред обуке, приручник о процедурама пружа тренутним члановима тима ресурсе да науче о мање кориштеним процедурама, осигуравајући да се они спроводе у правилној формалности, истовремено одржавајући контролу квалитета.

Запослени морају разумети шта се од њих очекује. Супервизорима је потребан приручник за поступке за управљање пословним процесима. Документирањем стандарда комуницирате оно што је важно за раст, квалитет и задовољство купаца.

Кроз политике и поступке који утичу на функционално подручје, радници на линији фронта су оснажени за доношење ефикасних одлука које штеде вријеме.

Приручник о ефикасним процедурама пружа одговарајуће методе за интерресорну комуникацију, омогућавајући запосленима да раде заједно у решавању свакодневних пословних проблема без потребе за непотребним ангажманом супервизора.

Циљ приручника за процедуре требало би да буде организовање различитих садржаја који ће одражавати и обрасце и начине комуникације компаније, како би могли да изврше услугу или произведу производ уз најнижу цену и у најкраћем могућем року.

То има додатну корист од одржавања високог задовољства и мотивације запослених.

Како направити?

Пре израде приручника за процедуре важно је разумети разлику између политике, основног поступка и процедуре.

- Политика је скуп основних принципа и придружених смерница, које је формулисало и примењивало руководство организације, да усмерава и ограничи своје поступке у остваривању дугорочних циљева.

- Основни процес је низ међусобно зависних и повезаних поступака, који у свакој фази троше један или више ресурса (време запосленика, енергија, машине, новац) за претварање улаза у производе. Ови резултати служе као улаз у наредну фазу док се не постигне познати циљ или крајњи резултат.

- Поступак је низ активности или фиксни ток акције, дефинисан корацима (који садрже јасно дефинисане полазне и завршне тачке) који се морају извести истим редоследом како би се успешно испунио задатак.

Дефинишите основне процесе

Сви централни процеси које компанија има морају се узети у обзир. Започиње дефинисањем који ће процеси бити описани и мапирани у приручнику за процедуре, стварајући резиме свих поступака које желите да укључите.

Иако не може бити наведен сваки поступак, важно је успоставити оне најважније и најважније. На пример, ресторан може да дефинише суштинске процесе за прављење одређеног јела, али једнако је важан и поступак чишћења ресторана.

Требало би створити листу основних процеса који се морају покрити тако да се сваки може интегрисати у приручник за процедуре након мапирања. Оквир ће служити као водич који осигурава да ниједан од задатака није остављен када приручник почне да се пише.

Напишите увод

Укључите кратак опис онога што је укључено у приручник, што директно иде особама које ће користити приручник, шта читаоци могу да очекују приликом употребе приручника, и најбољи начин употребе приручника (тј. 'Прочитајте насловницу да бисте покрили крај "или" користите као референцу да бисте пронашли процедуре по потреби ").

Успоставите дијаграм тока сваког процеса

Сваки је поступак дефиниран корацима или задацима који су потребни да бисте га довршили. Пропуштање корака може значити губитак или одлагање наруџбе или неисправан крајњи производ. Успостављање дијаграма тока дефинише ток рада.

Да бисте довршили приручник, морате почети са једним поступком: започните с првим процесом у обрису. Наведени су кораци потребни за довршетак поступка, затим се враћате назад и записујете детаље за сваки корак.

Пазите да је сваки корак јасан и концизан. Сваки корак би требао пружити довољно детаља да свако слиједи упуте.

На пример, претпоставимо да креирате процедуру за поступак продаје захтевом на Интернету. Прво се прави дијаграм тока са којим је потенцијални купац иницијално контактиран након што је затражио информације: телефонским позивом, е-поштом или текстуалном поруком.

Ако се почетник не може прво контактирати, израчунава се колико пута продајни тим прати, са специфичним скриптама за сваки контакт.

Приликом контактирања купца додељује се другачија скрипта, као и скуп праћења, у зависности од тога да ли је купац купио производ или одлучио да сачека.

Дајте поступак неком другом да прочита

Важно је имати сурадника или некога кога познајете да га прочита и слиједите упуте како су написане. Ова особа може пружити драгоцене повратне информације ако постоје кораци које нисте били у стању да довршите или их нисте разумели.

Поступак је отклоњен на основу коментара. Можда ћете морати да напишете, измените или додате нешто упутствима.

Креирајте контролне листе и обрасце

У сваком процесу, члановима тима је лакше да прате форму или списак. Зато се мора развити детаљан образац, заснован на мапираном процесу.

Ако треба да прикупите одређене информације када купац уђе, морате осигурати да образац садржи све потребне податке, представљене на сажет начин.

Не треба претпоставити да се чланови тима сећају свега што процедура укаже, поготово када клијент стоји испред њих. Контролне листе и обрасци требају бити интегрирани као додатак дијаграму тока и корацима процеса.

Интегрирајте га у приручник за процедуре

Након што је дијаграм тока додељен сваком процесу и сви предложаци пратећих докумената су створени, они се интегришу у комплетан приручник за процедуре. Приручник је организован на одељењу.

На пример, приручник за процедуре може имати одељке „Продаја“, „Операције“ и „Дистрибуција“. Сваки одељак је подељен на суштинске процесе тог одељења, углавном по редоследу да се сваки основни процес изводи у целокупној испоруци производа.

У одељку „Дистрибуција“ могли бисте имати неколико главних процеса, попут „Набавите наруџбу“, „Пакет за доставу“, „Достава“ и „Праћење“.

Приручник за процедуру је организован са садржајем и сваки поступак је јасно наведен подебљаним насловом.

Насловна страница садржи име приручника, садржај, увод и поступке по редоследу садржине.

Чак би могли да се поставе и картице како би чланови тима лако прегледали приручник како би им помогли да пронађу одговарајуће процедуре у својим одељењима.

Коначно, копије се праве и дистрибуирају. Охрабрујте континуиране повратне информације и по потреби ажурирајте приручник. Приручник би требао бити доступан на одређеном подручју сваке функционалне локације, користећи политике и поступке.

Примери

- Ручно кухати хамбургере на специфичан начин.

-Приручник о томе како поступити у случају пожара, земљотреса или природне катастрофе.

-Производња о томе како се бавити притужбама купаца или агресивним купцем.

- Ручно обављање процеса избора особља.

-Рочно знати како радити у ресторану.

Референце

1. Кимберлее Леонард (2017). Како да напишем стандардни приручник за оперативне поступке? Мала предузећа - Цхрон. смаллбусинесс.цхрон.цом.
2. Цхрис Андерсон (2017). Шта је приручник за политике и поступке? Бизмануалз. Преузето са: бизмануалз.цом.
3. Бизфлуент (2017). Дефиниција приручника за процедуре. Преузето са: бизфлуент.цом.
4. Цхрис Андерсон (2017). Која је сврха приручника за поступак? Бизмануалз. Преузето са: бизмануалз.цом.
5. Предложак лабораторија (2018). 37 шаблона за најбољи стандардни оперативни поступак (СОП). Преузето са: темплателаб.цом.
6. Грег Марселло (2017). 8-КОРАЧНИ ВОДИЧ ЗА ИЗГРАДЊУ СТАНДАРДНОГ ПРИРУЧНИКА ЗА УПОРАБУ. Лерн. Преузето са: блог.лерн.орг.