КАНЦЕЛАРИЈА У ПОСЛОВНОМ СВЕТУ: ФУНКЦИЈЕ, ОПРЕМА И МАТЕРИЈАЛ - ПОСАО - 2025

Канцеларија у пословном свету представља део друштва где се обрађују подаци добијени и издате, како би се достави тражену информацију организацији за нормалан развој свог пословања или активности.

Његов значај је дат јер свакој компанији која производи робу или услуге, без обзира у којој се грани специјализовала, потребна је група људи која ће управљати радом и управљати другим административним функцијама. Већина ових људи ради у канцеларијама.

Број особља у канцеларији може варирати, али све организације, без обзира на врсту или величину, захтевају од уредских радника да свакодневно обављају задатке. Канцеларијски радници воде много различитих аспеката пословања.

Ови аспекти укључују рачуноводство, обраду речи и података, телекомуникације и друге активности. Потребни су у свим секторима економије, од производње до транспорта.

Технологија даје основни допринос канцеларији: омогућава више посла у краћем временском периоду.

Карактеристике

- Важне услуге које пружа канцеларија укључују и административне и друге услуге осталим одељењима организације, која не могу функционисати без канцеларије.

- Канцеларија је једнако важна у организацији као и мозак у људском телу. Стога је канцеларија мозак компаније. Прикупља информације из различитих унутрашњих и екстерних извора, евидентира их, организује и анализира како би биле доступне менаџменту. Све врсте информација, и прошлих и садашњих, доступне су у канцеларији.

- Канцеларија такође делује као посредник. Повезује спољни свет са различитим одељењима и обрнуто. Сви продајни налози се примају путем канцеларије. Повезује организацију са купцима, добављачима, владом и широј јавношћу. Односи с јавношћу су врло важни у модерним канцеларијама.

- То је срце свих пословних активности; то је попут административног нервног центра. Из уреда се шаљу информације о куповини, продаји, финансијама и комуникацијама.

- То је контролни центар; то је начин на који се предузимају политике предузећа. Како посао расте, сваки је вођа овлашћен да доноси сопствене одлуке и акције. Тако ће свако одељење имати своју канцеларију како би руководству било лакше да изнесе своје планове и политике.

Неке кључне акције које се спроводе у канцеларијама су:

• Састанци
• Обратите пажњу.
• Договорите се о стратегији компаније.
• Договорите се о циљевима.
• Организација физичких и рачунарских датотека.
• Подршка муштеријама.
• Штампање и копирање докумената.

Опрема и потрошни материјал

Канцеларијска опрема је еволуирала како би се омогућила већа аутоматизација. Аутоматизација у уреду подразумева употребу машина за обављање понављајућих и напорних задатака које су људи радили. Рачунари такође помажу радницима да брже и ефикасније обављају свој посао.

Међу опремом коју можемо пронаћи у канцеларији су:

Систем пословног телефона и столни телефони

Они су главна средства која се користе за директну комуникацију са купцима и добављачима.

Рачунари

За обраду информација, које су тренутно животно решење било које канцеларије. Такође су неопходне за комуникацију захваљујући е-пошти.

Рачунарска мрежа и интернетска веза

Ако је информација животна снага компаније, онда су рачунарске мреже артерије које каналирају те информације кроз сва подручја пословања. За повезивање локалне мреже на Интернет потребни су Етхернет каблови, рутери и модем.

Вишенаменски штампачи

Кад су информације дигиталне, желимо их штампати, а ако су одштампане, желимо да их скенирамо. С друге стране, желимо да га примимо или пошаљемо факсом. Ови тимови то све раде.

Резачи папира

Приликом стварања штампаног папира, он се често мора уништити. Канцеларија је одговорна за информације које поседује.

Фотокопирни уређаји

Битно за прављење копија докумената.

Видео пројектори и екрани

Користи се за презентације у соби за састанке.

Опрема за трговце

Машине и продајне касе на продајном месту.

Намештај

У оквиру намештаја у канцеларији можемо да нађемо следеће:

• Столице
• Столови
• Кубике
• Ормарићи
• Простирке
• Столови за састанке

Канцеларијски материјал и потрошни материјал

Неки од материјала и залиха потребних за рад канцеларије су:

- листови белог папира: користе се за штампање и фотокопију, за писање кратких белешки и за презентације флип-карте.

- Роло папир: термички факс папир, трака са налепницама, папир продајног места.

- унапред одштампани обрасци: фактуре, пореске пријаве, шалтерице за уплате, календари за столовима.

- Етикете и лепљиви папир: етикете за мапе, етикете цена и белешке после.

- Потрошни материјал за штампање: кертриџи са мастилом и тонер.

- Преносиви медијум за чување података: УСБ штапићи и меморијске картице.

- Механички причвршћивачи: копче за папир и лептирићи, спајалице.

- Хемијски причвршћивачи: прозирна трака, лепак.

- Прибор за чишћење: крпе, канте, канте за рециклажу, метле, сапун, освеживачи ваздуха, дезинфекциона средства, папирни пешкири и тоалетни папир.

- Мале машине: убоди за папир, спајалице, одстрањевачи спајалица, гумене маркице, машине за нумерисање и оштрице за оловке.

- Физичко складиштење: мапе, коверте, кутије, полице и организатори столова.

- Материјали за писање и корекцију: оловке, оловке, маркери, трака за корекцију, корекциона течност и гумице.

Примери послова у канцеларији

Писци / уредници на веб локацијама и новинама

Писци и уредници, било да су у радном тиму или раде код куће, раде у канцеларији. Писци стварају садржај за штампане публикације, веб странице и блогове. Уредници исправљају садржај који је написан.

Рецепционисти

Рецепционар је заузет у канцеларији која прима купце и продавце, пише е-пошту, одговара на телефонске позиве, прима поруке, шаље е-пошту, комуницира на телефонске позиве са одређеним запосленима и пријављује се.

Представник корисничке службе мора бити добро информисан о послу у којем раде, као и њиховим производима и услугама, како би помогао купцима. Морате одговарати на позиве и е-поруке, примати наруџбе и издавати поврат новца.

Рачуновође

Рачуновође или рачуновође раде у канцеларијском окружењу. Његове дужности укључују, између осталог, припрему пореза, плаћање рачуна, примање исплате.

Менаџери

Канцеларијски менаџери управљају радом канцеларије. Њихове дужности могу бити у распону од запошљавања, отпуштања или заказивања рада особља, делегирања дужности, обуке нових запослених, креирања и спровођења канцеларијских политика, надзора радног тима, решавања ситуација и одржавања рачунарских система.

Обратите пажњу - Позовите центре

Људи који раде у позивном центру морају одговарати на телефонске позиве купаца компаније у којој раде. Морате одговарати на питања, примати жалбе и обрађивати налоге.

Референце

1. Роб Ваугх (2017). Шта је следеће за канцеларијску технологију? Тхе Телеграпх. Смалл Бусинесс Цоннецт. Преузето са: телеграпх.цо.ук.
2. Државни универзитет (2018). Пословно гледање у рачунаре и канцеларију - КАНЦЕЛАРИЈА ДАНАСА, ПОСЛОВНА РАДНА СИЛА, ТРЕНДОВИ У ПОСЛУ, СВЕТ ФИНАНСИЈА. Преузето са: цареерс.статеуниверсити.цом.
3. Луци Келлаваи (2013). Како је рачунар заувек променио канцеларију. ББЦ Невс. Преузето са ббц.цом.
4. Википедија, бесплатна енциклопедија (2018). Канцеларија за управљање. Преузето са: ен.википедиа.орг.
5. Иајаира Гутиеррез (2012). Основе канцеларије Преузето са: педагедуцомерциал.блогспот.цом.
6. Јамес Буцки (2018). Основна канцеларијска опрема за покретање посла. Операције и технологија баланса. Преузето са: тхебаланце.цом.