ДОПИСНА ЈЕДИНИЦА: ФУНКЦИЈЕ, СТРУКТУРА, ЗНАЧАЈ - КУЛТУРНИ РЕЧНИК - 2025

Преписка јединица је радна станица која прима, класификује, евиденцију и централно дистрибуира унутрашње и спољне комуникације и документа за све чланове организације између различитих подела. Његов је циљ гарантовати да ће их ефикасно, брзо и у најбољим условима доставити примаоцу.

Приватни и јавни субјекти или корпорације проводе овај програм управљања документима ради поједностављења процеса контроле кореспонденције. То је процес који је интегрисан у организациону динамику и омогућава постизање циљева компаније.

Јединица за дописивање осигурава ефикасно и брзо достављање информација унутар компаније. Извор: пикабаи.цом

Од древних архива до дигиталног доба, метода организације овог одељења предвиђена је да омогући једноставан приступ документарним информацијама које су од интереса и да заштити контролне записе, досјее, упутства за поступке и сву историју компанија у физичком и / или дигиталном формату.

Тренутно постоји софтвер развијен за убрзавање управљања документима, који је позитивно утицао на животну средину, јер физичка датотека има тенденцију да нестане и избегне се потрошња папира.

Исто тако, достава или примање преписке преко интранета и екстранета постаје динамичнији и бржи.

Карактеристике

Јединица за дописништво има посебне функције намијењене документовању, организовању и ефикасној дистрибуцији преписки које садрже информације својствене пословању или услузи која се пружа, као и сву виталну документацију за подршку административне и организационе активности.

Специфичне функције дописне јединице укључују следеће:

- Контролишите улаз и излаз докумената.

- Расподелите комуникацију на одговарајућа подручја.

- Процесу преписке и комуникације генериране изнутра и споља.

- Скенирање докумената.

- Наручи, класификује и опише документе документационог фонда компаније.

- Чување и контрола документарне продукције.

- Доделите узастопне бројеве кореспонденцији која се производи или прима (архивирање).

- Изаберите документе и комуникације које морате чувати и пренесите их у централну архиву.

Структура

Дописна јединица је организована у складу са величином и карактеристикама предузећа или институције. Обично зависи од седишта које је подељено на две подјединице: једна за улазак и једна за излаз.

Свака подјединица има посебне функције усмерене на администрацију и контролу свега што има везе са унутрашњом и спољном преписком. Ове врсте јединица су структуриране на следећи начин:

Лидерство

Дефинише прописе и политике које рационализују, стандардизују и регулишу производњу докумената, начине дистрибуције, слање и примање преписки и задатке чланова одељења. То значи, на координиран начин, они повезују процес управљања документима и архивима и његову ефикасну систематизацију.

Подударање подјединице

Задужена је за примену метода дистрибуције и контроле у ​​области управљања документима на основу политика и прописа које је утврдила компанија. То је подељено на:

Улазна преписка

То су документи који стижу и усмерени су према различитим одељењима установе. У овој области се примају документи. Пре запечаћења прихвата рачуна, мора се проверити да:

- Они су заиста намењени институцији или компанији.

- Ствар је својствена институцији или компанији.

- Они су прописно запечаћени и потписани.

- Анекси, ако их има, су потпуни. Ако нису, захтев се мора одмах поднети издаваоцу у писаном или усменом облику.

- Печат подјединице је постављен са датумом и временом пријема.

Контрола и достава

Затим се документи класификују постављањем симбола који одговара одељењу у које се морају послати. Регистрација се врши у складу са главним подацима о контроли, као што су датум пријема, одељење којему је намењен, контролни број регистрације и оригинални подаци пошиљаоца.

Након ове фазе документације и класификације врши се дистрибуција, која се састоји од слања преписки сваком одељењу или агенцији. Речено одељење наставиће да ставља печат потврде о пријему и сагласности.

У случају да се утврди да документ није упућен институцији или није у његовој надлежности, биће враћен пошиљаоцу порекла с дужним образложењем.

Одлазна преписка

Ово подручје је задужено за примање кореспонденције и докумената из свих одељења компаније или институције и организовање их према одредишту. Обавиће отпрему преко одговарајућих канала након што потврде следеће:

- Документи морају бити написани на институционалном папиру.

- Документи морају бити потписани (и оригинал и копија).

- Прилози се морају приложити.

- Подаци о примаоцу и адреси морају бити тачни.

- Одјава и одјава морају се појавити са датумом и кодом.

Након прегледа и одобрења података и карактеристика утврђених за пошиљку, настављамо са давањем доказа о пријему.

Ово подручје преузима одговорност за отпрему и доставу до одредишта након што их класификује према рути (путем поште, лично или директно, између размене, између осталог).

Коверте ће бити означене, а документи које садрже бит ће идентификовани у контролама испоруке или фактурама према начину на који се шаљу. Морате да вратите копију докумената са печатом и потписом као доказ о пријему.

На крају се подносе по абецедном, нумеричком, тематском или хронолошком редоследу како би се извршила одјава и успостава контроле.

Значај

Дописна јединица је осетљиво и веома поверљиво подручје. Овиси о томе да се односи и комуникације унутар и изван институције одвијају на ефикасан и благовремен начин.

Важност дописне јединице почива на чињеници да је та јединица која мора гарантовати чување, чување и очување докумената који чине сећање на установу или компанију.

Главни циљ је праводобно обезбиједити приступ писаним информацијама којима се рукује у ентитету.

Референце

1. "Дописна јединица" на Универзитету Сантијаго де Кали. Преузето 8. јула 2019. са Универзитета Сантијаго де Кали: усц.еду.цо
2. Гутиеррез, Е. "4 корака за исправно формирање и организовање записа ваше компаније" у Није то папир. Преузето 8. јула 2019 из Но папер: носонпапелес.цом
3. Есцобар, Ц. „Организација докумената“ у активностима. Преузето 8. јула 2019. године из активности: блогспот.цом
4. "Интерни прописи за пријављивање и дописивање" у Националној ватрогасној служби Колумбије. Преузето 8. јула 2019. године из Националне ватрогасне службе Колумбије: фирефигхтерс.мининтериор.гов.цо
5. "Дописне и архивске јединице у савезном јавном сектору" Монтерреи институт за технологију и високе студије. Преузето 9. јула 2019. са Монтерреи института за технологију и више студије: итесм.мк