КАКАВ ЈЕ ЖИВОТНИ ЦИКЛУС ДОКУМЕНАТА? - КУЛТУРНИ РЕЧНИК - 2025

Животног циклуса докумената састоји се од низа фаза кроз које фајл пролази током његовог корисног века. Те се фазе крећу од стварања документа, преко свих његових употреба и модификација, до тренутка уништења или трајног архивирања.

Концепт животног циклуса докумената створен је у Сједињеним Државама након Другог светског рата. То је због потребе за проналажењем одговарајућег начина за обраду великог броја датотека које су се сакупиле.

Извор слике: Викимедиа.орг.

Свака дисциплина различито приступа животном циклусу докумената, узимајући у обзир њен фокус и природу архиве. На пример, животни циклус правног документа може имати различите фазе од животног циклуса академског документа.

У сваком случају, разматрања колико дуго документ треба да се чува, како треба да се чува или шта треба правилно да се користи. Слично томе, постоје и различити приступи фазама његовог животног циклуса.

На пример, може постојати документа без вредности за предузеће или владин ентитет због њихове старости. Међутим, исти ти архиви могу имати велику историјску вредност за музеј.

Друга основна разлика је она која постоји између аналогних и дигиталних докумената. Иако се важност налази у садржају докумената, постојање дигиталних датотека подразумева посебности у руковању и фазе њиховог животног циклуса.

Документи из три доба

Слика: слидеплаиер

Историчар Царлос Виффелс је 1972. године предложио теорију три доба. Према овоме, документи су предмети који имају витални процес током кога се њихова употреба трансформише.

Генерално, документи се интензивно користе одмах по креирању и одређено време. Међутим, с временом се та употреба смањује до тренутка у којем потпуно престаје, било зато што се архивирају или уништавају.

Према Виффелсу, овај циклус кроз који пролазе сви документи подијељен је у три старосне доби: административну или активну доб, средње или полуактивно доба и неактивно или хисторијско доба.

Административна или активна доб (датотека за управљање)

Односи се на активно раздобље документа. Она започиње у тренутку настанка и пролази кроз различите фазе у којима се често саветује, преноси и дели.

На пример, административна старост рачуна за комуналне услуге почиње када је генерисана. Затим се кретајте одређено време - док вам је поштар доставио или послао е-поштом, приликом провере и приликом плаћања.

Средње или полуактивно доба (централна датотека)

То је тај период у којем је документ изгубио корисност због које је створен. Стога није толико активан у употреби као у административном добу. Међутим, он је сачуван и са њим се може ретко саветовати.

На пример, средња доб рачуна за комуналне услуге почиње када се након плаћања уплати у фасциклу. Врло је вероватно да се више никада неће консултовати, међутим, он се води у спису у случају да се појави забринутост.

Полуактивни животни век докумената може бити променљив у зависности од врсте документа и у зависности од контекста. На пример, правни документ може имати дужи радни век од рачуна за комуналне услуге.

Неактивно доба или историјско доба (историјски архив)

Односи се на завршни период архива. Међутим, немају све датотеке исто одредиште. У зависности од њихове природе, они могу бити историјски или уништени.

Историјски архиви су они који имају културну или истраживачку вредност. Стога се у овој фази настоје сачувати методе очувања што је могуће потпуније.

Фазе у животном циклусу докумената

Теорија три доба опћенито успоставља темељне фазе кроз које пролазе сви документи. Међутим, постоје и друге конкретније фазе које дефинишу корисност и руковање документима.

Фазе кроз које документ пролази овисе о његовој вриједности, употреби и контексту. На основу ових карактеристика одређује се кроз које се фазе мора проћи и које су техничке и административне одредбе за сваку од њих.

Ово су неке од главних фаза кроз које документ пролази током свог корисног века:

1-Цреатион: састоји се од креирања документа, било у штампаном или дигиталном облику.

2-Стораге: према формату у којем је документ креиран, он се смешта физички или дигитално. У неким случајевима се разматра и фаза дигитализације, када је то део процеса.

3-категоризација: односи се на организацију, класификацију или индексирање докумената према параметрима утврђеним у сваком контексту.

4-Трансфер: односи се на слање и / или достављање документа у складу са његовим карактеристикама. Тренутно се ово може односити на доставу физичком поштом или доставу е-поштом у зависности од случаја.

5-Дистрибуција: ова фаза се односи на документе који су од јавне употребе или потребе, па их након креирања морају открити одређеној групи људи.

6-колаборативна употреба: тренутно се датотеке могу организирати за заједничку употребу и уређивање. Ова фаза је последњег изгледа и сматра се искључиво за дигиталне документе.

7-консултација: односи се на ону фазу у којој су документи сређени са намером да се са њима може видети. Током овог процеса, одредбе о безбедности и / или доступности су врло важне, зависно од јавности од које се очекује да приступи информацијама.

8 - Архивирање или уништавање: ово је последња фаза у животном циклусу свих докумената. То одговара тренутку у којем је одлучено да ли има довољну историјску вредност да се сачува или напротив, уништи.

Значи

1. Дармоутх Цоллеге. (СФ). Животни циклус документа: Дефиниције, подржане технологије и апликације. Опоравак од: дартмоутх.еду
2. Гонзалез, Л. (2015). Животни циклус докумената: теорија 3 узраста. Опоравак од: библиопос.ес
3. Ларривее, Б. (2013). Шта је животни циклус електронског управљања документима? Опоравак од: доцументмедиа.цом
4. Роусе, М. (СФ). Животни циклус документа. Опоравак од: вхатис.тецхтаргет.цом
5. Иебра, М. (2016). Животни циклус докумената - шпански архивски систем. Опоравак од: нормадат.ес.