7 НАЈИСТАКНУТИЈИХ ФУНКЦИЈА СЕКРЕТАРА - ПОСАО - 2025

Главне функције секретара укључују управљање дневним редом, служење јавности и руковање поверљивим информацијама. То је особа која је задужена за обављање послова административне помоћи у канцеларији.

Тај положај може да држи мушкарац или жена, мада је најчешће да је жена та која га упражњава.

Обично су задужени за поверљиве послове људи са одређеном хијерархијом у компанији, као што су директори, руководиоци, председници, између осталих. То их чини десном руком извршне власти за коју раде.

Ако је компанија мала, велико оптерећење секретара повезано је са основним канцеларијским задацима.

Неке земље у свету посвећују му посебан дан током године како би захвалио и прославио његов рад. На пример, у Колумбији, Перуу и Мексику дан секретара је 26. априла, док је у Венецуели 30. септембар.

7 главних функција секретара

Посао секретара је да пружа подршку и сурадњу свом шефу како би могла у потпуности да испуни своју улогу у организацији, без одлагања или ометања.

Иако природа компаније утиче на врсту посла који се захтева од секретара, могло би се рећи да су њене главне функције следеће:

1- Управљање агендом

Одговорност секретара је да ажурира дневни ред особе за коју ради. Тамо би требало да одразите све своје радне обавезе, а понекад и личне.

Такође морате водити евиденцију о подацима свих људи и институција са којима ваш послодавац мора бити повезан.

Дневни ред секретара често служи као оперативни дневник извршне власти за коју ради.

2- Пажња јавности

Пажња јавности један је од најважнијих задатака који секретар мора да обави. Морате одговорити на позиве и забележити разлог за њих, као и све податке који омогућавају вашем послодавцу да ефикасно прати ствари.

Он је такође особа која прима посетиоце у канцеларији. Због тога је важно да секретар задржи имиџ у складу са корпорацијском сликом на радном месту.

Његова улога није само да поздравља и омогућава да посетиоци буду љубазни, већ и да даје прва упутства и смернице о организационој култури и унутрашњим процесима компаније.

3- Управљање документима

Поред тога што је особа која прима и рукује преписку од свог шефа, секретарица пише, чита, одговара и подноси већину писама, обавештења, белешке и е-поште свог послодавца.

У ту сврху требало би да користите одређене софтверске апликације које вам омогућавају да припремите такве документе с већом окретношћу и брзином.

Специфичност ових компетенција зависиће од врсте посла који се захтева у области у којој радите.

Секретарка управља базом података о контактима свог шефа и доставља писмену преписку, као и записнике о састанцима и друга документа од интереса у канцеларији.

Тајник се обично прима на знање о стварима о којима се разговарало на важним састанцима.

4- Управљање осетљивим информацијама (унутрашњим и спољашњим)

Међу функцијама које одликују доброг секретара је адекватно и ефикасно руковање свим изузетно важним информацијама за рад компаније или институције у којој ради.

На пример, морате имати контролу над правним документима који вам у било ком тренутку могу бити потребни од државних органа.

Такође можете имати приступ информацијама из окружења или било ког од актера повезаних са компанијом. Овим информацијама се мора управљати на дискретан, ефикасан и благовремени начин.

5- Канцеларијска организација

Секретар мора управљати и одржавати канцеларијску опрему и намештај: телефоне, фотокопир уређаје, штампаче, пројекторе, намештај, ормариће за улагање.

Он је тај који контролише залихе залиха и канцеларијске опреме. Такође чува физичке и електроничке систем датотека како би информације биле лако доступне по потреби.

Секретар мора имати чист и организован радни простор, јер је то обично једна од првих ствари коју људи ван компаније виде приликом уласка у њене погоне.

6- Припрема презентација

Обично руководилац мора своје извештаје представити у облику презентација које сажимају и рангирају информације. За овај задатак обично тражи помоћ свог секретара.

Особа која је у секретаријату мора осигурати да информације које се тамо појаве тачно одражавају податке које његов шеф жели да дели.

Такође морате бити опрезни да је презентација без правописних грешака и да је у складу са графичким идентитетом компаније.

7- Административни надзор

Такође је одговорност секретара да буде свестан да се поштују политике и процедуре потребне за бригу о имовини компаније или институције у којој она ради.

Према хијерархијском нивоу свог шефа, секретарка може да потврди тачност података који одражавају детаље буџетског пословања.

Секретар мора водити рачуна о управљачкој контроли и коректном управљању ресурсима у канцеларији.

Виртуална секретарица

С порастом интернетских послова појављује се лик мрежних секретара или виртуалних помоћника.

Ти секретари обављају већину горе описаних задатака али и на даљину. У тим случајевима секретари наплаћују своје услуге сатом или по пројекту.

Референце

1. Култура новца (2015). 4 главне функције секретара. Опоравак од: цомофунционакуе.цом
2. Кокемуллер, Неил (с / ж). Списак послова секретара. Опоравак од: ворк.цхрон.цом
3. Пимек (2016). Функције и одговорности административног секретара. Опоравак од: пимек.пе
4. Сада волонтирање (с / ж). Каква је улога секретара? Опоравак од: диицомиттеегуиде.орг
5. Виндермере, Анна (с / ж). Које су функције секретара као помоћника руководиоца? Опоравак од: пиме.лавозтк.цом